Acceptable use and anti-spam policy
Política de uso aceptable y antispam
Last updated: October 17, 2026
Última actualización: 17 de octubre de 2026
What we send
- Invitations to the portal and email confirmation (a single-use link that expires).
- Password reset links, only when someone asks for one for an account that has a password and active access.
- A notice when a password has been changed.
- Notifications that a document is available are not sent yet. When they are activated, they will go only to people who have access to that kind of document.
Who receives it
Only people that a customer's administrator has added to the portal, and who therefore have a relationship with that customer. Customers must not add people who have not asked for, or do not expect, their documents. Adding someone creates right away a pending account for that address (email, language and a pending membership for that customer), a fingerprint of the single-use link and a record of the email sent; the account cannot be used until the person confirms their address through the link. If they ignore the message, that pending data stays; it does not expire by itself yet. An administrator can deactivate the person's access, which deletes nothing; the data is deleted when the person asks us to delete it.
What is not allowed
- Using Valfocus to send marketing, promotions, newsletters or any unsolicited message.
- Adding purchased, rented, scraped or otherwise third-party lists of addresses.
- Adding an address you are not authorized to add, or impersonating someone.
- Misleading, harassing, unlawful or malicious content, including malware.
- Trying to get around the limits and controls described below.
Controls we run
- Email is authenticated with SPF, DKIM and DMARC on our own domain.
- Invitations name the firm that sent them; password reset and password-changed emails come from Valfocus itself. Every email says how to ask for help.
- Limits on how many emails one address can receive per hour and per day, and on how many invitations a customer can send per day.
- An address that bounces or reports one of our emails as spam is stopped automatically for all customers, and the block is shown on the Members screen of the customer whose invitation caused it.
- Repeated failed sign-ins for an email from the same IP address, or from one IP address across many emails, are paused for a few minutes.
- Requests for a password reset link are limited by IP address and by the email typed, and reset emails have their own limit per address, separate from invitations.
- Every sign-in and every download link we issue is recorded, as are some administrative changes, such as adding a member.
How to stop receiving emails, or report a problem
Ask your administrator to remove you, or write to [email protected] and we will stop them. Please use that address, too, to report abuse. We look into every report.
What happens if the rules are broken
We may limit or suspend an account or a whole customer, immediately and without notice when there is abuse, and we may cooperate with providers and authorities as the law requires.
Qué enviamos
- Invitaciones al portal y confirmación del correo (un enlace de un solo uso que caduca).
- Enlaces para restablecer la contraseña, solo cuando alguien lo pide para una cuenta que tiene contraseña y acceso vigente.
- Un aviso cuando se cambia una contraseña.
- Los avisos de que hay un documento disponible todavía no se envían. Cuando se activen, irán solo a las personas que tienen acceso a ese tipo de documento.
Quién lo recibe
Solo las personas que el administrador de un cliente agregó al portal y que, por tanto, tienen una relación con ese cliente. Los clientes no deben agregar a personas que no hayan pedido, o no esperen, sus documentos. Al agregar a alguien se crea de inmediato una cuenta pendiente para esa dirección (correo, idioma y una membresía pendiente para ese cliente), una huella del enlace de un solo uso y un registro del correo enviado; la cuenta no se puede usar hasta que la persona confirma su dirección con el enlace. Si ignora el mensaje, esos datos pendientes permanecen; todavía no vencen por sí solos. Un administrador puede desactivar el acceso de la persona, lo que no elimina nada; los datos se eliminan cuando la persona nos pide eliminarlos.
Qué no está permitido
- Usar Valfocus para enviar publicidad, promociones, boletines o cualquier mensaje no solicitado.
- Agregar listas de direcciones compradas, rentadas, extraídas de sitios o de terceros.
- Agregar una dirección que no está autorizado a agregar, o suplantar a alguien.
- Contenido engañoso, de acoso, ilegal o malicioso, incluido software malicioso.
- Intentar evadir los límites y controles que se describen abajo.
Controles que aplicamos
- El correo se autentica con SPF, DKIM y DMARC en nuestro propio dominio.
- Las invitaciones indican qué despacho las envía; los correos de restablecimiento y de contraseña cambiada los envía Valfocus mismo. Todos indican cómo pedir ayuda.
- Límites de cuántos correos puede recibir una dirección por hora y por día, y de cuántas invitaciones puede enviar un cliente por día.
- Una dirección que rebota o que marca uno de nuestros correos como spam se detiene automáticamente para todos los clientes, y el bloqueo se muestra en la pantalla de Miembros del cliente cuya invitación lo causó.
- Los inicios de sesión fallidos repetidos de un correo desde la misma dirección IP, o desde una dirección IP con muchos correos, se pausan unos minutos.
- Las solicitudes de enlaces para restablecer la contraseña se limitan por dirección IP y por el correo escrito, y esos correos tienen su propio límite por dirección, aparte del de las invitaciones.
- Cada inicio de sesión y cada enlace de descarga que emitimos quedan registrados, así como algunos cambios administrativos, por ejemplo agregar un miembro.
Cómo dejar de recibir correos o reportar un problema
Pida a su administrador que lo elimine, o escriba a [email protected] y los detendremos. Use también esa dirección para reportar abusos. Revisamos cada reporte.
Qué pasa si se incumplen las reglas
Podemos limitar o suspender una cuenta o a un cliente completo, de inmediato y sin aviso cuando haya abuso, y podemos cooperar con proveedores y autoridades según lo exija la ley.